Lucrăm cu cantități tot mai mari de informație digitală și asta nu este o treabă deloc simplă. Pentru a le găsi cu ușurință trebuie să alcătuim categorii clare, iar pentru a le identifica rapid trebuie să le dăm nume simple si descriptive. Cam la asta se reduce întreaga poveste.
În teorie, procesul de organizare a datelor deținute în laptop sau în calculator nu este complicat. Până și sistemul de operare pe care îl avem instalat vine cu foldere predefinite pentru tipurile de informații cu care lucrăm în mod curent: poze, video, documente. Dacă am fi suficient de conștiincioși și am salva fiecare lucru în dosarul specific, computerul nostru ar fi din start mult mai organizat, iar desktop-ul liber de iconițe inutile.
Nr. 1 Denumiri tip convenție
Este ideal să denumim documentele și proiectele într-o manieră cât mai descriptivă și logică, incluzând cuvinte cheie după care se face căutarea în arhivele digitale. Nu doar că ne ajută pe noi să identificăm mai ușor ceva ce am salvat cu mult timp în urmă, dar dacă sunt informații la care au acces mai multe persoane, procesul de căutare va fi ușor și pentru acestea. Este important însă ca aceste convenții să fie asumate și cunoscute de toți utilizatorii.
Să îți dau un exemplu de ierarhizare specifică activității mele:
Folder principal: Nume proiect
Folder secundar 1: Texte
Draft advertorial 1_nume proiect_nume articol
Advertorial 1_nume proiect_nume articol_final
Draft advertorial 2_nume proiect_nume articol
Advertorial 2_nume proiect_nume articol_final
Folder secundar 2: Imagini
Brut
Editate
Pentru articol
Pentru rețele socializare
Folder secundar 3: Video
Brut
Premontaj
Final
Pentru contracte și facturi am dosare individuale, unde sunt arhivate pe ani, cu nume descriptive. Totodată, evidența proiectelor, a deadline-urilor, a plăților și a semnării contractelor o țin într-un document unic, în format Excel.
Nr. 2 Folderele
Mergând în profunzime, fiecare ”dosar părinte” are fiii săi. De pildă, în folderul cu poze putem alcătui subfoldere pentru pozele din vacanță, aniversări, proiecte etc. Și acestea, la rândul lor pot avea o diviziune internă pe ani (folder ”Vacanțe”, subfolder ”2018”, ce conține un alt subfolder, ”Italia_luna iulie”) ori în funcție de personajul principal (folder ”Zile de naștere”, subfolder ”2018”, de conține subfolderele ”Alex”, ”Diana”, ”Adrian”). Sau ce alte criterii te ajută pe tine să te miști cu ușurință printre dosare și tipurile de date cu care ai de-a face.
Nr. 3 Aplicațiile & programele
Când vine vorba de programe și aplicații, ele se descarcă cu foldere dedicate. Așa că dacă ai un proiect pe care îl lucrezi într-un soft special, încearcă să folosești ierarhia de arhivare preinstalată, măcar pentru document în varianta de lucru (cu extensie specială) și în varianta finală (cu extensie comună: doc, PDF, JPG etc.).
Nr. 4 Temporar vs. permanent
Pentru a tria cu ușurință informațiile trebuie să stabilim care sunt cele cu caracter temporar și care sunt cele cu caracter permanent. Cele din prima categorie sunt șterse când sunt finalizate, celelalte se arhivează în manieră descriptivă. Documentele permanente de care nu mai avem nevoie într-un orizont definit de timp le putem stoca pe CD-uri, DVD-uri, stick-uri, hard-uri externe sau în cloud.
Dacă ai în plan organizarea documentelor din computer, îți recomand să vezi ce poți face cu cele în format fizic, dar și cum îți poți pune spațiul de lucru în ordine, conform metodei KonMari. Mai am pentru tine și un organizator al timpului și al finanțelor, pe care îl poți descărca gratuit de AICI.
Sper că informațiile de mai sus ți-au fost utile și că vei dori să le împărtășești și cu prietenii tăi. Dacă ești activ(ă) pe rețelele de socializare, intră te rog și pe pagina de Facebook a blogului și bifează sub butonul ”Urmărește” opțiunea ”Vezi mai întâi”. În felul acesta primești notificări la fiecare nou articol. Și hai și în grupul cu idei de organizare unde poți obține soluții adaptate stilului tău de viață.
