Organizarea biroului și a spațiului de lucru are o strânsă legătură cu nivelul nostru de productivitate și eficiență. Știu oameni care trăiesc sub mormane de hârtii, zi de zi și care continuă să afirme că își stăpânesc haosul. Dacă și tu ai sau ai avut cel puțin un coleg / o colegă de acest gen, știi deja cum se comportă în cadrul unui proiect de echipă și cam cât de ”repede” livrează informațiile necesare tuturor.
Acum hai să vedem cum tu nu vei fi niciodată ”acel coleg” pentru restul echipei tale.
Dacă ne uităm un pic la ce spune Marie Kondo despre organizare, vom constata că metoda ei se bazează pe bucuria pe care obiectele deținute ne-o transmit și pe utilitatea pe care o au. Odată ce înțelegem rolul fiecărui lucru în viața noastră, vom câștiga o mai mare apreciere pentru acesta. Să luăm, spre exemplu, instrumentele de scris, ce ne sunt necesare pentru a face însemnări, pentru a redacta referate și eseuri, pentru a semna documente și, în principiu, pentru a comunica într-o manieră concretă cu cei din jur. Fiind conștienți de utilitatea lor, tindem să dezvoltăm o grijă mai mare față de ele și ne limităm colecțiile doar la ustensilele care ne aduc plăcere când le folosim. Reducem astfel numărul stilourilor, creioanelor și pixurilor ce umplu până la refuz paharele de pe birou, fără să știm care sunt cu adevărat funcționale.
Un alt aspect foarte important când vine vorba despre organizare este să atribuim locuri-casă pentru fiecare obiect aflat în posesie. Este regula de aur cu care deschid mare parte din workshop-urile mele. Odată ce știi ce deții și unde este depozitat, nu vei mai căuta niciodată nimic! Vei câștiga astfel timp și îți vei crește automat eficiența.
Dezordinea ascunde dezechilibre și întinde capcane la tot pasul.
Revenind la gurul Marie Kondo și la metoda ei KonMari, mai reținem că organizarea riguroasă a spațiului de lucru contribuie și la creșterea gradului de confort pe care îl avem la job. Ne simțim bine, deci suntem mai creativi și mai performanți.
Ca o constatare generală, birourile (fie ele de la serviciu ori de acasă) sunt cel mai adesea suprapopulate de hârtii, instrumente de scris și gadget-uri ce nu ne mai sunt necesare ori nu mai sunt funcționale. Așa că primul pas pe care trebuie să îl facem în procesul de ordonare a zonei de lucru este să dăm totul la o parte și să începem să triem ceea ce deținem, alcătuind categorii (contracte la contracte, facturi la facturi, broșuri la broșuri, pixuri la pixuri etc.). Surplusul și obiectele stricate trebuie îndepărtate. Despre toate acestea Kondo afirmă că și-au împlinit menirea și că este timpul să ne despărțim de ele.
Important:
Atenție ce lucruri decizi să arunci ori să reciclezi când vine vorba de bunuri comune întregului colectiv. Standardele într-o echipă sunt diferite. Așa că întreabă-i pe cei din jur dacă mai au sau nu nevoie de un lucru de care tu știi sigur că vrei să te desparți.
Metoda KonMari necesită și o atentă evaluare a priorităților. Care sunt obiectivele mele? Ce vreau să obțin din activitățile pe care le desfășor? De ce am nevoie pentru a ajunge acolo unde-mi doresc?
Am nevoie de obiecte de papetărie care să stea în permanență pe biroul meu când eu lucrez în mediul digital? Nu. Am nevoie de un computer pe fiecare masă când activitatea mea presupune manufacturare? Nu. Dar pot crea zone comune cu un număr echilibrat de resurse pe care colectivul să le folosească la nevoie.
Pentru a fi mai eficient(ă), o altă regulă importantă în organizare spune să păstrăm la o întindere de mână tot ce ne este util în activitatea zilnică. Ceea de întrebuințăm ocazional stocăm, iar ce trebuie mutat dintr-un loc în altul în funcție de etapele proiectului de echipă poate sta în corpuri cu roți, ușor de pus la dispoziție, la nevoie (exemplu: cuburi cu sertare).
Poate ți-ar mai plăcea să citești și:
Organizarea pe plan personal: 10 modalitati de simplificare a stilului de viață
10 obiceiuri ale oamenilor ordonați
Mai multe astfel de subiecte dezbatem în grupul cu idei de organizare de pe Facebook, în care aștept să te înscrii.
Sper că informațiile de mai sus ți-au fost utile și că vei dori să le împărtășești și cu prietenii tăi. Dacă ești activ(ă) pe rețelele de socializare, intră te rog și pe pagina de Facebook a blogului și bifează sub butonul ”Urmărește” opțiunea ”Vezi mai întâi”. În felul acesta primești notificări la fiecare nou articol.
