Ordonarea documentelor se potrivește de minune cu organizarea zonei de office, fie ea oferită de către angajator sau amenajată de noi, acasă. Birou curat cu hârtii împrăștiate nu există! Chiar dacă noi ne mințim că știm să ne mișcăm prin haosul pe care îl creăm, să ne gândim un pic cât și cum îi încurcăm pe cei din jur! Eu zic că este un argument suficient de puternic să începi organizarea documentelor pe care le folosești în comun cu cel puțin încă o persoană.
Dar într-o locuință, documentele pot avea și o zonă dedicată. În cazul meu, ele stau într-o comodă, în sertarul de sus, acolo unde copilul nu poate ajunge. 🙂
Recunosc că atunci când am început să aplic metoda KonMari de sortare și depozitare a lucrurilor, actele le-am lăsat ultimele pentru că știam că îmi vor solicita mult timp și multă atenție. Așa că mi-am făcut încălzirea cu ordonarea cărților.
KonMari pentru acte
În esență, metoda KonMari implică aruncarea lucrurilor inutile și păstrarea celor importante și/sau practice. În cazul documentelor, trierea trebuie să se facă încet și cu grijă, fără a se mai pune problema dacă ele aduc bucurie, ci dacă ele sunt necesare.
Dacă arunci din greșeală un tricou atunci când organizezi dressing-ul, nu este o tragedie foarte mare. În schimb, pentru hârtii oficiale trebuie să faci numeroase demersuri și chiar să plătești taxe pentru a fi emise din nou. Unele chiar îți pot pune jobul în pericol, periclitând activitatea echipei.
Sfat:
Pentru a-ți fi mai ușor să ordonezi documentele, adu-le pe toate în același loc și vezi ce ai de păstrat, arhivat și aruncat și de abia apoi du-le de acolo pe cele care aparțin altui spațiul.
Crearea de categorii
În cazul documentelor, Marie Kondo recomandă separarea în hârtii de păstrat și hârtii de care trebuie să ne ocupăm (facturi, formulare, scrisori etc.). Apoi, le împărțim în 3 categorii:
Nr. 1 – Documente de uz curent (facturi, cereri etc.);
Nr. 2 – Documente necesare pentru o perioadă limitată de timp (garanții, asigurări etc.)
Nr. 3 – Documente ce trebuie păstrate pe o perioadă nedefinită (certificate de naștere/căsătorie, diplome, titluri de proprietate etc.).
La fel ca și în cazul bibliotecii, pentru documente îți recomand organizarea numerică, alfabetică, tematică, în funcție de mărime și/sau cromatică. Poate fi una dintre aceste variante ori combinații între ele. De pildă, în dosarul mare, roșu, păstrăm tot ce este de rezolvat cu celeritate (facturi, răspunsuri la solicitări etc.). Sau arhiva anului precedent, care este triată și bine pusă la punct, poate sta în dosare numerotate ori cu etichete cu luni și coperți verzi (o culoare asociată cu permisiunea sau altfel spus ”sunt bune de folosit”).
Sfat:
Nu sortăm printre documente care nu ne aparțin dacă nu înțelegem conținutul lor. Dacă organizezi actele partenerului de viață, poți alcătui categorii generale precum: documente personale (certificat de naștere, copie CI, certificate de proprietate), diplome și atestate profesionale, contracte și facturi emise pe numele său ori scrisori și felicitări (categoriile diferă de la o persoană la alta).
Marie Kondo spune că actele trebuie depozitate în picioare. Sunt de acord cu ea dacă stocarea se face pe rafturi. În cazul în care folosești sertare pentru documentele tale și ale familiei (deci nu sunt foarte multe din punct de vedere numeric), le poți pune cu cotorul la vedere sau în stive, în mape distincte, în funcție de conținut.
Sper că informațiile de mai sus ți-au fost utile și că vei dori să le împărtășești și cu prietenii tăi. Dacă ești activ(ă) pe rețelele de socializare, intră te rog și pe pagina de Facebook a blogului și bifează sub butonul ”Urmărește” opțiunea ”Vezi mai întâi”. În felul acesta primești notificări la fiecare nou articol. Și hai și în grupul cu idei de organizare unde poți obține soluții adaptate stilului tău de viață.
