Cum îți crești productivitatea când lucrezi de acasă

Să lucrezi de acasă poate fi de-a dreptul senzațional, în primul rând pentru că ai posibilitatea de a-ți face singur(ă) programul, apoi pentru că îți poți amenaja un spațiu care să te inspire și care să te reprezinte. Performanțele sunt strâns legate de aspectul locului în care muncim, sunt o multitudine de studii despre asta. Pe de altă parte, pandemia ne-a familiarizat cu conceptul de work from home și ne-a forțat să îmbrățișăm noi rutine, dar și să regândim spațiul în care până înainte de Covid era în special pentru orice altceva mai puțin muncă.

Pandemia a trecut, dar mulți dintre noi ne-am acomodat cu conceptul de lucrat de la domiciului atât de bine, încât nu ne mai vine să mergem la birou. De altfel, companiile de consultanță imobiliară au raportat scăderi ale metrilor pătrați închiriați de companii în clădirile de office, dovada că acest stil hibrid de a profesa a devenit parte din noua realitate.

Armonie în jur, claritate în minte! Important este și confortul.

Un scaun ergonomic ce susține bine spatele în orele în care stăm în fața computerului și un birou ordonat, ne ajută să rămânem concentrați pe sarcinile de rezolvat.

REGULA 90 – 10:

Folosește 90% din suprafața biroului pentru obiecte asociate activității pe care o derulezi și 10% pentru mici colecții, fotografii, gustări, pe scurt lucruri ce te deconectează și îți redau energia.

TO DO LIST. 4 principii de la Julie Morgenstern, expert în productivitate

1. Folosește un singur sistem de inventariere a sarcinilor zilnice, fie că este o aplicație mobilă, un calendar pe laptop ori PC sau o clasică agendă cu file. Însemnarea în locuri diferite ne face să pierdem șirul și să nu ne putem organiza la capacitate maximă.
2. Pentru fiecare activitate asumată trebuie să existe un moment de debut. Odată ales, am șanse mai mari să fac ce mi-am propus.
3. Estimează timpul necesar îndeplinirii fiecărei sarcini. De câte minute/ore/zile am nevoie? Fii realist(ă) când faci aceste calcule. În baza timpului investit realizezi dacă activitatea merită cu adevărat.
4. Ține lista sarcinilor zilnice aproape și raportează-te constant la ea pe parcursul programului pentru a sta cât mai bine și mai mult în plan, dar și pentru a putea reprioritiza în funcție de schimbări de moment. Marcăm cu asterisc sau încercuim activitățile ce nu au avut o finalitate clară în intervalul analizat.

La finalul săptămânii evaluăm dacă ele puteau fi făcute mai bine și/sau într-o manieră distinctă. În cadrul aceleiași evaluări observăm și cum ne-am petrecut timpul în raport cu prioritățile. În cazul în care mare parte din aspectele rezolvate sunt din categoria celor prioritare înseamnă că am reușit să gestionăm timpul eficient.

Jurnalul de productivitate

Pentru a avea o imagine cât mai clară asupra a ceea ce facem la birou sau pentru birou, în cazul în care lucrăm de acasă, ținem evidența modului în care folosim timpul (time management). Alegem o săptămână cu volum mediu de muncă și însemnăm pe tronsoane orare ce am făcut secvență cu secvență. La final, comparăm jurnalul de productivitate cu lista de lucruri de făcut (To Do List), pentru a vedea cât din ce ne-am propus am și realizat, în cât timp și cu ce resurse. Exercițiul ne dă o perspectivă mai amplă și totodată mai clară asupra modului în care ne comportăm ca profesioniști.

Concentrează-te pe rezultate, nu pe a fi ocupat!

A fi ocupat NU este sinonim cu a fi eficient!

Cum se completează jurnalul de productivitate

• Notăm zi de zi, pe intervale orare, ce avem de făcut.
• Alocăm segmente clare de timp pentru fiecare sarcină în parte.
• Bifăm ce am reușit și însemnăm în ce proporție.
• Ținem evidența lucrurilor neterminate stabilind ce trebuie realizat în perioada următoare pentru îndeplinirea cu succes. Ele trebuie să revină pe lista de activități din zilele următoare pentru a nu fi uitate, amânate sau a rămâne neterminate.
• Notăm în detaliu fiecare aspect legat de sarcinile profesionale (activități concrete, întâlniri, decizii luate etc.).
• Suntem sinceri în legătură cu reușitele și cu nereușitele zilei. Astfel vom identifica zonele de îmbunătățit.
• Suntem atenți la modul în care prioritizăm sarcinile:

1. urgent și important;
2. urgent, dar neimportant;
3. important, dar nu urgent;
4. neimportant și deloc urgent.

Pe post de concluzie, 5 beneficii ale time managementului:

1. Productivitate și eficiență mai mare.
2. Reputație profesională mai bună.
3. Mai puțin stres.
4. Oportunități sporite de avansare.
5. Șanse mai mari de atingere a obiectivele personale și profesionale.

—

Dacă ți-a fost de folos ce ai citit, intră și în cel mai mare grup cu idei de organizare din România (Diana Mihaila – Idei Organizare) și abonează-te la newsletter, pentru programe și oferte dedicate exclusiv membrilor. Mă găsești și pe Facebook și Instagram.